Как правильно оформить трудовую книжку при увольнении: пошаговая инструкция

Введение

При увольнении работника работодатель обязан корректно оформить его трудовую книжку — основной документ, подтверждающий трудовой стаж. Ошибки при заполнении могут привести к проблемам при последующем трудоустройстве и спорам с бывшим сотрудником.

В этой статье вы узнаете:

• какие записи должны быть внесены при увольнении;

• в какой срок необходимо выдать документ;

• как избежать типичных ошибок;

• что делать при обнаружении неточностей.

Следуя нашим рекомендациям, вы сможете грамотно оформить трудовую книжку и минимизировать риски трудовых споров.

Нормативная база

Оформление трудовой книжки при увольнении регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ст. 84.1);

• Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1. Проверка текущего состояния документа
Перед внесением записи:

• убедитесь, что все предыдущие записи внесены корректно;

• проверьте наличие подписей работника при приёме и переводах;

• удостоверьтесь, что нет незаполненных строк между записями.

Шаг 2. Внесение записи об увольнении
Порядок заполнения:

1. В графе 1 — порядковый номер записи.

2. В графе 2 — дата увольнения (число, месяц, год).

3. В графе 3 — причина увольнения со ссылкой на статью ТК РФ. Формулировка должна точно соответствовать ТК.

4. В графе 4 — реквизиты приказа об увольнении (номер и дата).

Пример корректной записи:

1. 15.03.2025 Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ от 15.03.2025 № 45‑к

Шаг 3. Подписи и заверение

• Работник расписывается в личной карточке (форма Т‑2) и в книге учёта движения трудовых книжек.

• Ответственный за кадровый учёт ставит подпись под записью.

• Ставится печать организации (если используется).

Шаг 4. Выдача документа работнику

• Трудовая книжка выдаётся в последний рабочий день.

• Работник расписывается в получении в книге учёта.

• Если работник отсутствует, направляется уведомление с предложением получить документ или дать согласие на отправку по почте.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Неточная формулировка причины увольнения
   → Используйте дословные формулировки из ТК РФ.

2. Отсутствие ссылки на статью ТК
   → Всегда указывайте номер статьи в записи.

3. Несоблюдение сроков выдачи
   → Выдавайте книжку строго в день увольнения.

4. Отсутствие подписи работника
   → Фиксируйте получение документа в учётных формах.

5. Некорректное заполнение граф
   → Следуйте установленной структуре записи.

Что делать, если обнаружена ошибка

1. Незамедлительно исправьте неточность:

   • признайте запись недействительной;

   • внесите корректную запись под следующим номером.

2. Оформите акт о внесении исправлений (при необходимости).

3. Получите подпись работника в подтверждение исправления.

Пример исправления:

1. 16.03.2025 Запись за номером 15 от 15.03.2025 считать недействительной.

2. 16.03.2025 Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ от 15.03.2025 № 45‑к

Особые случаи

1. Увольнение дистанционного работника
   → Трудовая книжка отправляется почтой с согласия сотрудника.

2. Отказ работника получить документ
   → Составьте акт об отказе, направьте уведомление о необходимости получить книжку.

3. Потеря трудовой книжки
   → Оформите дубликат в течение 15 дней с даты заявления работника.

Чек‑лист для работодателя

Перед выдачей трудовой книжки проверьте:

• все записи внесены в хронологическом порядке;

• формулировки соответствуют ТК РФ;

• есть подпись работника о получении;

• запись заверена подписью ответственного и печатью (при наличии);

• данные внесены в книгу учёта движения трудовых книжек.

Заключение

Правильное оформление трудовой книжки при увольнении — важная обязанность работодателя. Соблюдение норм ТК РФ и Приказа Минтруда позволит:

• избежать административных штрафов;

• предотвратить трудовые споры;

• сохранить репутацию компании.

Помните: трудовая книжка — ключевой документ работника. От качества её оформления зависит его дальнейшее трудоустройство и пенсионные права.

Если у вас остались вопросы по оформлению трудовой книжки — проконсультируйтесь с кадровым специалистом или юристом!